Werkdruk; deze factoren spelen een laagje dieper
Werkdruk is voor veel professionals een punt. Je krijgt van alle kanten vragen. Een nee kan de relatie schaden, dat wil je niet. Een ja houdt het probleem in stand. Wat speelt er nou eigenlijk op een dieper niveau? Dit zijn veel voorkomende factoren die werkdruk in stand houden.
Werkdruk; voor de korte termijn beloning gaan
Als het gaat om ingrijpen op werkdruk zie je vaak een wat afwachtende houding. Waarop? Op een moment dat het rustiger wordt. Want dan zal er tijd zijn om orde op zaken te stellen, aan dieper denken toe te komen, etc. Tot die tijd gaat de productie voor, want dat moet nu eenmaal eerst. Althans, zo wordt er gedacht. Je voelt hem al aankomen; dat rustigere moment komt niet. En zo komt de professional in een patroon terecht waarin het afronden van de eerstvolgende klus telkens ‘wint’. Dat is wat hier bedoeld wordt met de korte termijn beloning. Het alternatief is kunnen omgaan met een uitgestelde beloning. Dat betekent dat je investeert in maatregelen die werkdruk uiteindelijk verminderen. Je moet dan langer wachten op een belonend effect. Ik zie geregeld dat er wel besef is dat er cirkels zijn ontstaan maar dat verder inzicht, plan én de energie om de cirkel te doorbreken ontbreekt.
Werkdruk; de cijfers niet paraat hebben
De volgende stap die het gaan voor de korte termijn beloning met zich meebrengt is dat er niet wordt geïnvesteerd in tijdschrijven. ‘Ja maar dat kost dan ook weer tijd, en die heb ik nou juist niet’. Ook hierin schuilt een patroon. Het niet paraat hebben van de feiten maakt dat je bij een volgend verzoek geen gefundeerd antwoord kunt geven. Dan maar een antwoord vanuit een buikgevoel; een soort inschatting of je iets wel of niet zult halen. De kans is groot dat je jezelf bij dat buikantwoord niet echt krachtig voelt, je weet het immers ook niet echt zeker. Dit werkt door in de positie die je in je eigen ogen als professional/expert hebt naar de klant c.q. opdrachtgever. Vaak minder krachtig dan wenselijk of nodig is. Door de feiten niet paraat te hebben zie je dus dat het verwerven van een (expert)positie van binnenuit ontkracht wordt. Met de feiten paraat hebben bedoel ik; weten wat er aan hoeveelheid werk op je afkomt vs. hoeveel tijd je beschikbaar hebt. Dit is een altijd aanwezig spanningsveld waar je altijd mee te maken zult hebben. In dit spanningsveld wordt zichtbaar hoe makkelijk of moeilijk je het vindt om regie te voeren en hoe makkelijk of moeilijk je het vindt om te communiceren over (on)mogelijkheden. Dit is voor iedere professional anders, gezien de onderliggende vaardigheden en persoonlijkheid.
Werkdruk; taken onderschatten
Over het algemeen is het onderschatten van hoeveel tijd iets neemt veel meer een probleem dan het overschatten. In de coaching zie ik geregeld dat een taak in werkelijkheid 2 a 3 keer langer duurt dan vooraf ingeschat. Je begrijpt dat dit mechanisme veel vervolgeffecten met zich meebrengt, eigenlijk voor alle betrokken partijen. Gedane uitspraken houden geen stand, achterliggende planningen moeten worden aangepast, persoonlijk onder druk zijn en voelen, etc. Het opbouwen van een reëel beeld over hoe lang een taak neemt is dus een belangrijke vaardigheid die ontwikkelt moet worden.
Werkdruk; te makkelijk een ja weggeven
Gewoonweg nee zeggen wordt als niet professioneel beschouwd. Toch moet je wat want altijd ja houdt de vicieuze cirkel gaande. Wat nodig is dat je als professional in staat raakt een goede dialoog te voeren over de (on)mogelijkheden van de dienstverlening. Dát er grenzen moeten zijn is een gegeven, of ze er ook werkelijk zijn is punt twee. Vaak zie ik dat de grenzen van de dienstverlening op z’n zachtst gezegd ‘open’ zijn. Ook dat houdt de vicieuze cirkel in stand. Klik hier als je meer wilt lezen over het bepalen van de grenzen van de dienstverlening. Je ja te makkelijk weggeven is ook één van de achtergronden van werkdruk. Dieper spelen er vaak verkeerde overtuigingen in de professional zelf. Bijvoorbeeld ‘de klant wil altijd direct een antwoord’ of ‘ik vind zelf dat ik altijd direct een antwoord moet kunnen geven’. Deze en vele andere overtuigingen zorgen ervoor dat je te makkelijk ja zegt dus te weinig tegendruktools hebt. Terwijl dialoog over wat er in de dienstverlening wel en niet mogelijk en haalbaar is vaak juist goed en nodig zou zijn om de werkdruk te verlagen.
In de reactiviteit zitten
De voorgaande factoren samen maken dat je als professional – of als team – in een reactief patroon functioneert. De waan van de dag doet dan zijn werk. Wat het hardst piept wordt opgepakt. Wat om bestudering en verdieping vraagt komt er nogal eens bekaaid vanaf.
Doorbreek zelf de cirkel!
Het is duidelijk; bij werkdrukproblemen ligt een deel van de oplossing ook bij de professional of het team zelf. Het nemen van tijd voor regie, het reëel inschatten van taken, het kunnen omgaan met uitgestelde beloning, al deze zaken hebben te maken met het doorbreken van ontstane vicieuze cirkels. Binnenzaken heeft specifiek op het onderwerp ‘Werkdruk’ een workshop in twee dagdelen ontwikkeld. Daarin krijg je overzicht en inzicht in werkdruk, wat je zelf kunt doen en hoe de cirkel te doorbreken is. Aan het einde van het dagdeel 1 heb je een lijst met tips en inzichten om aan de slag te gaan, in dagdeel 2 komen we terug op de ervaringen en borgen we de leerpunten.
Dagdeel 1 donderdagmiddag 10 september 2015, van 1300 uur tot 17.00 uur.
Dagdeel 2 donderdagmiddag 5 november 2015, van 1300 tot 1700 uur.
Locatie Het Buiten, Laakweg 53 in Hoevelaken. Deelname kost € 395,- exclusief btw.
Ja, ik meld mij aan voor de workshops op 10 september en 5 november 2015
Over Monique van Eeuwijk
Mijn naam is Monique van Eeuwijk en ik ben sinds 1997 initiatiefnemer en eigenaar van Binnenzaken Coaching & Training. Ik (en de bij Binnenzaken aangesloten coaches en trainers) versterken je zelfkennis zodat je vanuit jouw eigen natuur succes kan boeken.